Zgodnie z art. 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego „Osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierw¬szego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.
Ww. rozporządzenie nie wprowadza żadnych ram czasowych dotyczących okresu/czasu trwania delegowania. Należy zatem przyjąć, że jeżeli pracownik zostanie oddelegowany do wykonywania pracy nawet tylko na 1 dzień, to przepisy tego rozporządzenia będą miały zastosowanie.
Do takiego oddelegowania potrzebne jest uzyskanie zaświadczenia A1 w celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu dotyczącemu ubezpieczeń społecznych pracownik podlega.
Ww. rozporządzenie nie zawiera definicji delegowania, natomiast z treści jasno wynika, że chodzi o delegowanie do wykonywania pracy. Kwestie delegowania pracowników reguluje ustawa z dnia 10 czerwca 2016r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. 2018, poz. 2206). Zgodnie z zawartą w tej ustawie definicją przez pracownika delegowanego z terytorium RP należy rozumieć pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonującego pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium tego państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP.
Zarówno z ww. rozporządzenia, jak i ustawy wynika że chodzi o oddelegowanie do wykonywania pracy. Przez wykonywanie pracy w myśl polskich przepisów i orzecznictwa sądowego należy rozumieć wykonywanie stałych zwykłych obowiązków pracownika. Tym wykonywanie pracy różni się właśnie od podróży służbowych, która ma charakter incydentalny.
Stąd wg nas uzyskanie zaświadczenia A1 nie powinno być konieczne w przypadku wyjazdu przez pracownika za granicę w ramach podróży służbowej. Sąd Najwyższy w kilku wyrokach z ostatniego okresu również prezentuje stanowisko, zgodnie z którym wydanie przez ZUS na formularzach A1 (wcześniej E-101) wyklucza uznanie, że pracownicy we wskazanych w nich okresach przebywali w podróżach służbowych. W ocenie Sądu Najwyższego, poświadczenie przez ZUS formularza A1 jest dopuszczalne jedynie w sytuacji zagranicznych oddelegowań pracowników do wykonywania pracy (wyrok SN z 14 listopada 2013r., II UK 204/13; wyrok SN z 13 stycznia 2015r., II UK 205/13). Tak również sądy niższych instancji (III AUa 566/16, III AUa 830/16, III AUa 114/16).
Natomiast Komisja Europejska w dniu 20 marca 2019r. ogłosiła, że ww. rozporządzenie wymaga zmian, w tym m.in. polegające na tym, że w przypadku podróży służbowych na obszarze UE formularze A1 nie powinny być więcej stosowane. Oznacza to, że organy unijne reprezentują stanowisko, że zaświadczenie A1 należy uzyskać również zawsze w przypadku odbywania podróży służbowych. Również ZUS stoi na stanowisku, że wydanie zaświadczenia A1 powinno być wnioskowane także w przypadku wyjazdu w związku z podróżą służbową. Do wniosku o wydanie zaświadczenia A1 należy dołączyć oświadczenie, że pracownik wyjeżdża za granicę w celach służbowych, a nie do wykonywania pracy.