Am 13.10.2019 traten die Vorschriften bzgl. UBO Register (Register der wirtschaftlichen Eigentümer) in Polen in Kraft.
Die Gesellschaften, die vor 13.10.2019 schon im Unternehmensregister eingetragen waren, sollen die erforderlichen Informationen innerhalb von 6 Monaten also bis 13.04.2020 anmelden.
Gesellschaften die ab 13.10.2019 ins Unternehmensregister eingetragen werden, sollen sich bei dem UBO Register innerhalb von 7 Tagen ab der Eintragung anmelden.
Die Anmeldung wird durch die Geschäftsführer oder Prokuristen gem. Vertretungsbefugnis unterzeichnet.
Die Anmeldung erfolgt elektronisch und soll mit Hilfe einer qualifizierten, elektronischen Signatur oder mit sog. vertrautem ePUAP Profil, unterschrieben werden.
Der Unterzeichnete erklärt unter Androhung einer strafrechtlichen Verantwortlichkeit, dass die übermittelten Informationen wahr sind.
Die Anmeldung erfolgt hier: https://www.podatki.gov.pl/crbr/.
Eine Anmeldung durch einen Bevollmächtigten (außer im Unternehmensregister eingetragenen Prokuristen) ist nicht möglich.
Bei UBO Register zu meldende Informationen:
- Identifikationsdaten der Gesellschaft (welche die Informationen übermittelt)
- Identifikationsdaten des wirtschaftlichen Eigentümers und des Geschäftsführers der Gesellschaft:
- Vor- und Nachname,
- Staatsbürgerschaft,
- Wohnsitzstaat,
- PESEL-Nr. oder Geburtsdatum, wenn kein PESEL-Nr. vorhanden,
- Informationen über die Größe und Art der Beteiligung oder Rechte, welche dem wirtschaftlichen Eigentümer zustehen.
Das Register ist öffentlich und kostenlos zugänglich.
Es wird vermutet, dass die Eintragungen wahr sind. Der Anmeldende haftet für die Anmeldung von unwahren Angaben oder dafür, dass er der Meldepflicht (auch bei Änderungen) nicht fristgemäß nachgegangen ist.
Für die Nichterfüllung der Meldepflicht (auch bei Änderungen) unterliegt die Gesellschaft einem Verwaltungsbußgeld bis zur 1.000.000 PLN.
Daraus ergibt sich, dass die Geschäftsführung der im polnischen Unternehmensregister eingetragenen Gesellschaften:
- Die wirtschaftliche Eigentümer der Gesellschaft feststellen und dies entsprechend dokumentieren soll.
- Entweder eine qualifizierte, elektronische Signatur oder ein sog. vertrautes ePUAP Profil Das sind die gleichen Tools, die bei der Anmeldung von Jahresabschlüssen der Gesellschaft seit 2018 benutzt werden.
- Die entsprechenden Informationen fristgemäß bei dem Register anmelden.
- Ändern sich die eingetragenen Informationen, ist die Gesellschaft verpflichtet dies innerhalb von 7 Tagen bei dem Register anzumelden.